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恋愛でも使える、ビジネスメールの返信マナー

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メールがプライベートでも仕事でも使われるようになり、いまやなくてはならない「連絡ツール」です。場所を選ばず、どこでも気軽に送受信できるメールは本当に便利ですし、連絡をするにも時間がかかりません。

しかし、メールの書き方や送り方は個人のクセや思い込みに左右されがちです。あくまでも文面でのコミュニケーションであるメール、マナーを無視しては相手に予期せぬ誤解を与えてしまうことにもなりかねません。

メールのやり取りの仕方ではその人の人間性も良く分かりますよね?そのようなトラブルを防ぐためにも、失礼のないマナーを学ぶことが必要です。ビジネスメールのマナーも時代の変化により変わってきていますが、恋愛でもビジネスでも使えるメール返信のマナーについてまとめてみました。

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メールを返信したくない理由

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社会人の間では、業種や職種を問わず多くの場合「メールは1日以内に返信する」ことが暗黙の了解です。メールを読んでもすぐには返事をくれない人がいます。「重要なメールなのに何故すぐに返信してくれないの?」と嘆いている方もおられるでしょう。そこにはこんな理由が考えられます。

① タイミングを気にするあまり返信出来ずにいる
② 一方的過ぎるのでわざと返信しない
③ メールの内容が触れられたくないものだった
④ ただ単に忘れていた
⑤ メールに対するお互いの考え方が違う
⑥ 駆け引きしたい

などがメール返信をしたくない理由について挙げられます。

タイミングが悪い

メールの返信はタイミングがとても大切です。職場では来客、外出、打ち合わせ等で席を外したりしますので、一日中メールにかじりついているというわけにもいきません。メールを処理するのはどうしても後回しになってしまいがちです。

また、返信する時がわからない、そんな人も多くいます。特に送り側の生活を気にして、忙しそうな時間を避けたい、夜遅くの時間帯は迷惑になる、など神経質になりすぎて結局メールを返信するタイミングを逃してしまったり、時間が経ってから気がついたメールは特に、返信をするタイミングも難しくなります。

一方的過ぎる

喧嘩した相手、あまり良く思っていない人には返事を送らないということを意識的にする場合があります。このようなメールの無視は感情表現の一つとして、相手との関係を避けている場合が多いのです。無理に何度もメールを送る事は更に関係を悪化させてしまう事につながります。時間をおいてからメールをするとよいでしょう。

触れたくない内容

メールの内容がイヤなものだったり、自分に都合の悪い内容だったりして返信ができない状態もあります。返事が来ないという時には、今一度どんなことを書いたのかを客観的に読み直してみて、相手が触れたくない内容を書いていないかチェックすることが大切です。

忘れていた

担当する部署により届くメールの数が多すぎるため、処理仕切れないメールに困っている場合もあります。受信してから相当の日数が経ってしまったり、先方からメール返信催促があった場合にようやく気づくのです。忘れた側に悪気はなくても、ビジネスでは何らかの問題が発生してしまう場合があります。

お互いの考えが違う

メールが苦手な人がいるのも実情です。送信したら即相手が読んでくれて、返事が返ってくるというものではありません。これを誤解している方が本当に多く、ちょっと返事が遅れると「どうしたんだ?」と矢の催促がきてうんざりさせられることもあります。また、メールは送信したら瞬時に相手の元に届くと信じ込んでいらっしゃる人もいるのではないでしょうか。

駆け引きしたい

恋愛で「すぐにメールを返さない」などいわゆる駆け引きをしたことはありませんか。相手を焦らす戦法ですね。
焦らされると余計に相手のことが気になってしまったり、相手とコンタクトをとりたがったりしてしまいます。

例えば毎日メールを送信する場合よりも、日によって送ったり、送らなかったりのランダムで送信したほうが、相手から返信をもらえる確率が増えることがあります。

しかし、ビジネスシーンではこちらは駆け引きのつもりでも、何らかの問題が発生してしまう場合もあります。会社に不利益をもたらしてしまう可能性もあります。重要度の高いメールにはなるべく素早く返信するようにしましょう。

メールのマナー

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ビジネスにおけるメールのやりとりは、家族、友人とのやり取りとは異なります。相手の視点に立ち、読みやすく丁寧な文章を心がけましょう。失礼の無いマナーを守った形式を意識しなければなりません。

メールは、文面でのコミュニケーションであるが故に、相手に予期せぬ誤解を与える可能性もあります。そのようなトラブルを防ぐためにも、失礼のないマナーを覚えましょう。

相手の視点に立って

相手にメールを送る時間は深夜や土日の送信はなるべく控えたほうが良いでしょう。深夜や土日に頻繁に社員がメールを送ってくる会社は、管理体制やコンプライアンスが疑われる可能性もあります。あくまでも相手の時間帯に合わせたほうがスムーズにメールのやり取りができます。

基本的に1メールにつき1用件にしましょう。あれもこれもとひとまとめに送ってしまうと、相手の返信も遅れてしまいますし、要件を見落としてしまうことにもなりかねません。ただし、関連性のあるものならば、何通も送らずに、箇条書きなどで1通にまとめるのが効率的です。

また、メールには必ず署名を付けて、電話番号を表記しましょう。相手に電話で連絡を取りたいとき、すぐにメールの署名を見てかけることができ、名刺などを探す手間を取らせないようにしましょう。

頂いたメールを他の人転送する場合も迷惑メールのように見える場合もあるので、転送するメール本文の前に、必ず自分のメッセージもつけ加えること。件名も「確認のお願いFw:△△~」と、転送の「Fw:」の前に自分で用件を加えるようにしましょう。

急ぎのメールを携帯電話から送信する場合は、差出人が個人アドレスになってしまうので、件名に社名と名前を入れましょう。、「外出のため、携帯電話から失礼いたします」とお断りを入れるとより失礼がありません。

丁寧な文章

相手の敬称の使い方にも気をつけましょう。手軽に利用できる電子メールでは、用件ばかりに気がいき、思いのほか「宛名」の敬称には気を配らない方が多いようです。社内・社外問わずに用いられる一般的な敬称は「様」です。複数の相手にそれぞれ同一のメールを送る場合は「関係者各位」のように「各位」を使用します。

丁寧な文章を書くには丁寧な言葉使いが必要です。例えば何かの依頼のメールなら、頭に「恐れ入りますが」「お手数をおかけ致しますが」などを添え、「○○していただけると幸いです」「○○していただけると助かります」のような表現を使いましょう。

「いつもありがとうございます」「助かりました」などの一言を添えのも効果的です。敬語もしっかり使えているか確認してから返信しましょう。

件名は必須

件名は必ずいれるようにしましょう。読み終えないと目的がわからないメールは相手をいらつかせてします。「○○会議の件」と「○○会議資料」など簡潔にひとめでわかるもので、件名と本文内容が必ず一致するようにしましょう。

また、関連したやり取りが続くときは、件名は変えず「Re:~」で返信しましょう。毎回変える人もいますが、これは混乱のモトです。

「Re:~」のないメールは返信メールなのか、そうでない新たな要件のメールなのか相手も判断がつかずにメールのやり取りがスムーズに出来なくなります。さらに、「Re:」をつけることによって、「このメールは返信です」という証拠にもなります。

相手のメールを引用することで、こちらが返信する文章を打つ時間が短くて済み、より早く返信をすることができます。会話のような流れになり、回答漏れも防げるのでお勧めです。引用をすることで、相手から受け取った内容を再確認しながら打つことができるので、受け取ったメールを確認しながら打つわずらわしさがなくなります。

読みやすい文章

返信したメールを見てみたら誤字脱字があったり、内容の伝わらないものを返信してしまい相手からさらに問い合わせのメールなどをいただいたら恥ずかしいですよね。

ダラダラと長い文章は読みにくいものです。適度に改行を使って空白を作りましょう。改行は文の読みやすさを左右します。1行の文字数は20~25字を目安にして、言葉や文節が2行にまたがらないように文節や句読点で改行しましょう。

伝えたいポイントや用件が複数ある場合は、頭に「●」などの記号をつけて箇条書きにしましょう。また、専門用語、業界用語の使用は辞め、誰にでもわかる一般的な表現にしましょう。会話の中でカタカナ語を多用する業界もありますが、会話は成り立っても、文章にすると違和感があります。

ダメなメールの使い方

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返信が遅い

ビジネスメールに欠かせない返信メールですが、まず大切なのは、すぐに返信をするということです。やはりなるべく早く返すことで相手から「できる人!」と思われることが多いからです。メールの返信は「半日以内」が望ましいです。朝届いたら夕方までに、夕方なら翌日午前中までの返信を。お客様が相手なら「受信後すぐ」がべターです。

恋愛で相手に送ったメールの返信がなかなか来ないなんてことありませんか。ビジネスでも同じようなことが起こりえます。メールを送ったはずなのに返信がない場合、相手からすると「忘れているのか?」「届いていないのか?」など不信感を持たれてしまいます。

単なるメールの返信の遅れで済むのならよいですが、ビジネスでは何らかの問題が発生する場合があります。期日までに返信をしなければならなかったメールの返信を忘れていた場合、相手にも何らかの不利益が生じる場合があります。

返信が遅くなってしまった場合、すぐにお詫びのメールを送信する場合も、それだけでは終わらせずに必ず電話をして謝罪しましょう。問題が大きくなりそうであるならば、上司へ報告し指示を仰ぎましょう。上司への報告を怠ることによって、思わぬ二次被害が起きることもあります。

上から目線の言葉遣い

お願いごとをするメールはビジネスの中では頻繁にあると思います。例えば「返事をください」など、「~ください」というフレーズ、使ったことはないでしょうか。

「~ください」言葉を使うと、相手の人は「なぜ命令されないといけないのか」と感じてしまいます。そんなときは、「~していただけると助かります」「~だと幸いです」 「~だとありがたいです」という表現を使うと、相手に威圧感を与えずにお願いごとができます。

また、お断りの内容のメールも頻繁に行われるものです。「参加できません」などそのまま使っていませんか?「~できません」というフレーズを使うと、まさに「冷たい人」と思われてしまいます。そんなときは「参加が難しくなりました」など「難しい」という表現を使います。

本来ならは電話などで連絡をしたほうがベストだけど、急いでメールだけでもしておきたい場合、そんなときに便利なのが「取り急ぎ」です。「取り急ぎお礼のメールまで」などで締めればいいのです。

メールだけの連絡

メールは手軽で便利な連絡手段であり、ビジネスには欠かせないコミュニケーションツールです。メールを日常的に使用していると何でもメールで済んでしまうような錯覚に陥りますが、メールも万能ではありません。

相手が確実に読んでくれるのか、相手のリアクションが分からない、微妙なニュアンスが伝わらない、コミュニケーションが簡潔になる、内容を盗み読みされる場合があるなど、メールにもデメリットがあります。

謝罪しなきゃいけない場面は、相手と直接話をして平身低頭して許しを求めることが必要となります。また、切羽詰ったお願い事や相手に負担をかけさせる依頼の場合は、対面して事情を詳しく説明した上で相手を納得させる必要があります。

さらに、緊急を要する場合は確実に要件を通すために、電話などを使い至急連絡を取る必要があります。
宛先を間違ったときなどもすぐに電話をしてお詫びをしましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?メールは手軽で便利な伝達手段であり、今やビジネスには欠かせないコミュニケーションツールです。そのメール内容があなたの会社の顔にもなるわけですから、慎重かつ迅速に返信することが必要です。

メールはあくまでも文面でのコミュニケーションであるが故に、相手に予期せぬ誤解を与えてしまう可能性もあります。メールは万能なツールではありません。そのようなトラブルを防ぐためにも、長所と短所を把握しマナーや節度を守り、恋愛にもビジネスにも活用していきましょう。


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