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今更聞けないメール返信時のマナー

メールってよく使いますよね。特に会社勤めを始めれば、取引業者とのやり取り、上司への報告など、メールを使う機会も増えてきます。
当然、メールをやり取りするわけですから、返信メールを送ることも多いはず。
そこで今回は、社会人としてのメール返信時のマナーを取り上げました。返信メールが間違った記述や格好の悪い文章だと、あなたはもちろんのこと、会社自体の格が低いと思われかねません。
メール返信時の基本的なマナーをしっかりと守って、社会人として恥ずかしくないやりとりをしましょう。

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メール返信時のマナー

長い付き合いで勝手知ったる相手でも、会社関連のメールとなればやはり基本のマナーは守らなければなりません。
たとえ取引先の相手が学生時代の友達であっても、兄弟姉妹であっても、マナーを守ってメールをすることが社会人としての姿です。
〇〇様 おっす!とか、うぃーす!なんていうのは、もってのほかです。格好悪いですしね。
では、実際に気を付けるべきマナーは何なのかを見ていきましょう。

口調は敬語で

プライベートで友達や兄弟とメールのやり取りをする場合は、文章などはあまり気にする必要はありませんが、社会人としてのメール作法となると話は別です。「親しき中にも礼儀あり」です。
まず、文章は基本的に「です・ます」調で終わるように書きます。正しい日本語で誤字脱字の無いように丁寧に打ち込みましょう。

件名の付け方

届いたメールに返信するわけですが、相手からのメールには件名があります。この件名を変更するかしないかですが、「件名は変更しない方が良い」です。一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2014」の調査結果で、
件名を変えて返信する→約16%
件名を変えないで返信する→約82%
分からない→約2%
という結果の通り、ほとんどの人は件名を変更しないでメールのやり取りをしているようです。

件名を変更しない方が良い理由は以下の通りです。
件名変更ダメ理由その①:何についてのメールなのか、わからなくなる
件名に沿うような形で変更していったとしても、どこかで違う意味合いになったり、変更した件名に似たような件名のメールが別の相手から届いた時などに、こんがらがってしまう恐れがあります。
また、打ち合わせやチームで資料作成などのような、やり取りが長くなる案件だと、何のメールか分からなくなる場合があるので、件名は変更しないでやり取りをする方が良いでしょう。

件名変更ダメ理由その②:スレッドやツリー構造が崩れてしまう
メールソフトによっても違いますが、普通は、
・10月定例会議の出欠について(相手名)
└Re:10月定例会議の出欠について(自分名)
└Re:10月定例会議の出欠について(相手名)
└Re:10月定例会議の出欠について(自分名)
もしくは、
・相手名(10月定例会議の出欠について)
└自分名(Re:10月定例会議の出欠について)
└相手名(Re:10月定例会議の出欠について)
└自分名(Re:10月定例会議の出欠について)

となりますが、件名を変更したとき、新しいメールの扱いとなるので

・10月定例会議の出欠について(相手名)
・10月の定例会議に出席いたします(自分名)
└Re:10月の定例会議に出席いたします(相手名)
・10月の定例会議の資料について(自分)
└Re:10月の定例会議の資料について(相手名)
というように、どのメールか分からなくなる場合があるので、件名の変更はおすすめしません。

件名変更ダメ理由その③:効率が悪い
メールのやり取りの流れが把握しにくくなりますし、相手が件名を変更しないタイプの人だったら、相手が混乱してしまうかもしれません。
そういった理由で、件名を変更しないという意見が多いのではないでしょうか。

<ちょこっとメモ>
最初にメールを送った側が使いますが、件名の前に【】を使用するのも相手にやさしい件名の付け方です。
・早く見て欲しい時などは【緊急】サーバーの不具合に関する復旧作業について
・何かを依頼する内容であれば【依頼】自社ホームページのバナー作成について
・折り返しの連絡が欲しい時などは【返信要】禁煙セミナーの出欠確認について
などです。うまく活用しましょう。

引用時のマナー

相手の文章や質問などを引用するのはマナー違反ではありません。しかし、引用するのであれば、より効率的な引用と回答をしなければいけません。
【例1】
相手:明日の会議の時間を以下で予定していますが何時がよいでしょうか
①13:00~
②14:00~
③15:00~
自分:>>明日の会議の時間を以下で予定していますが何時がよいでしょうか
③15:00~でお願いします。

全文を引用するのではなく、答えだけを引用するとわかりやすいですね。

【例2】
相手:4月20日(水)11時にお伺いいたします→曜日が間違えている場合
自分:>>4月20日(水)にお伺いいたします
4月20日(木曜日)11時ですね。了解いたしました。

曜日や日にちの間違いは、よくありますから、間違い部分を強調して確認の意味も込めて返信するとよいでしょう。

文字のサイズとフォントの決め方

文字のサイズは10~12ポイントが良いでしょう。小さすぎても読みにくいですし、大きすぎてもスペースをとってしまいます。特に長文の場合、小さい文字だと余計に読みづらいですし、大きい文字だと縦横のスペースも必要になってきますし、分かりづらくなります。
程よいフォントサイズで記述しましょう。

重要な部分にハイライトや太字を使う

文字を大きくして目立たせると、文章に統一感がなくなり、読みづらくなりますから、全文の文字サイズは統一します。そして、、目立たせたい部分や重要だと伝えたい部分はハイライト表示や太字で表現するようにして、相手がストレスなくスラスラと読める文章にしましょう。

やってはいけないこと

メールを返信する時、これを知っているのと知らないのとでは、相手に与えるあなたのメール文章の印象が違うかも知れません。何も考えずにやってしまってはいませんか?
メールを送る時、文章中の中でやってはいけないことがいくつかありますので、いくつか紹介します。

環境依存文字を使わない

現在、世の中にはいくつかのOS(パソコンやスマートフォンを稼働させるシステム)があります。皆さんご存知のMicrosoft社「WINDOWS」、MAC(マッキントッシュ)でおなじみのApple社「Mac OS」、ほかにも少し耳慣れないかもしれませんが、「Unix」「Linux」「BSD」などがあります。
パソコン以外で有名なOSは、iPodやiPhoneやiPadに搭載されている、MACを開発したApple社の「iOS」、スマートフォンに搭載されているGoogle社の「Android」などです。
このように、コンピューター関連のマシーンにはそれぞれOSが搭載されています。OSが違うということは、読み取れる文字も全く同じとはいきません。
みなさんが仕事で使っているパソコンのOSは、ほとんどの人がWINDOWSを使っていると思います。しかし、上記のように違うOSでそのメールを見たときに文字化けをしてしまうかもしれない文字があります。それが環境依存文字(機種依存文字)です。

環境依存文字(機種依存文字)の例
囲み文字:①②③…
ローマ数字:Ⅰ Ⅱ Ⅳ…
年号:㍼ ㍽ ㍻…
囲み文字:㊤㊦㊨…
省略文字:㈱㈲㈳…

などです。
WINDOWSのシェアは世界で90%くらい普及しているので、ほとんどの人がWINDOWSを使っていますが、OSに依存している(そのODでしか表示されない)文字もあるよいうことを思えておきましょう。

カジュアルな表現「(笑)、!、?」に注意

メールの内容や送る相手にもよりますが、仕事でメールをする場合は、カジュアルな表現はあまりおすすめしません。なぜなら、仕事がなぁなぁになってしまったり、厳しくできないようになってしまったりするからです。
また、あなたが病気やケガで休みを取らなければならなくなった時に、誰かが代わりにそのメールのやり取りをしたり、メールの内容を確認する場合もあるかもしれません。その時に、あまりにもカジュアルな表現を多用しているメールを見たら、見た人はいい気分にはならないのではないでしょうか。
いつだれが、あなたのメールを見ても、しっかりしたメールのやり取りをしているなぁ、と思われるようにしましょう。

伝えたいことを最後にまとめること

PREP法やNLC法という物事の伝え方がありますが、文章も同じように順序立てて書くとわかりやすいです。
どちらかと言えば、NLC法に近いです。
それは、結論→理由の数→理由→詳細→結論(まとめ)の順番で書いていきます。
例えば、「明日の午後2時にアポを取りたい」とします。
〇〇様
いつもお世話になっております。
(結  論)
早速ではございますが、明日の午後2時に訪問させていただきませんでしょうか?
(理由の数)
お会いできましたら、以下の2つをお伝えしたいと思っております。
(理  由)
①新商品のデザインの件 ②お見積もりの件
(詳  細)
①ご注文通りの出来上がりになっているか、実物を見て確認していただきたい。
②かなり低価格で制作できたと思いますので、料金のご相談をさせていただきたい。
(結論・まとめ)
早くお話しさせていただいた方が、販売への展開も他企業より優位に進められると思いますので、何とか明日の午後2時に訪問させていただけないでしょうか。

【悪い例】
〇〇様
いつもお世話になっております。

早速ではございますが、新商品が出来上がりましたので、実物を見て確認していただきたいのです。
また、制作にあたりまして、かなり低価格で制作できましたので、そのあたりも相談させてください。
つきましては、急ではございますが、明日の午後2時はいかがでしょうか。
早くお話しさせていただいた方が、販売への展開も他企業より優位に進められると思いますので、何とか明日の午後2時に訪問させていただけないでしょうか。

悪い例でも内容は分からないことはないですが、順序立てて言われる方が、ちゃんと考えてるな、それだけ早く相談したいんだなという印象を相手に与えることができます。
基本的にメールは、短く簡潔にです。
本当に短い文章の時は、ここまで考えなくても良いですが、打ち合わせや依頼、ホームページやポスターのデザイン変更、機械の故障説明など、文章が長くなってしまう時もあるはずです。
そんな時は、上記のような順序立てて書く方が効果的です。

返信しないのはNG

メールは、自分→相手→自分、相手→自分→相手のように、最低でも1往復はするものです。
相手からのメールで、「先日はお時間を取っていただき、誠にありがとうございました」などの、返事をしなくてもいいような内容のメールでも、返信するのがマナーです。そのほうが相手も安心できますし、プロジェクトや暑かった案件などの区切りにもなります。

返事が難しいならいつまでに返信できるかを返信

資料作成や会議の準備など、仕事が忙しくてなかなかパソコンに向かえずに、返信が遅れがちになることもあると思いますが、送った相手は返信はまだかな、とやきもきしています。急ぎの内容もあるでしょうし、こっちの都合、相手の都合など理由や状況は様々ですから、答えが出せないのであれば、期日を伝えるとか、進捗状況を伝えるなど、必ず返信をするようにしましょう。

大事なポイント

メールを送るうえで、文章の内容やアクションで特に大事なことがありますので、頭の隅にいつも覚えておいてください。当たり前になれば、何の苦もなく行えるようになるので、癖づくまではどこかにメモをするなどして、いつも目に付く場所に貼っておきましょう。

最後に相手にしてほしいアクションを書く

相手にしてほしいアクションは、最後に再度伝えるような文章にしましょう。「伝えたいことを最後にまとめること」の章でも解説しましたが、文章を読んでいると、何のことだったか分からなくなる場合がありますから、最後にもう一度、相手にしてほしいアクション、メールの議題を伝えるようにしましょう。
そして、できれば最初と最後に伝えるようにすれば、より分かりやすいメールになります。

返信はなるべく早く

返信しないのはNGですが、返信があまりにも遅いのもNGです。なぜかというと、メールというものはタイムリーに届けることができ、活字(記録)として残ります。スピードで言えば電話の方が早いかもしれませんが、難しい話だとなかなか伝わらない時もありますし、席にいない時もあります、資料を見て欲しい時などもありますから、メールというほぼ必着するであろう手段を選んでいるのです。
相手が読む読まないは、あるかもしれませんが、今の世の中、メールをやり取りするような立場の人は、一日に1回はメールソフトを開くはずです。
あなたが送ったメールに何も応答がなかったら心配になりませんか。
なので、必ず届いたメールには、なるべく早く返信をするようにしましょう。

文章は簡潔に

メールで会議はできません。要するにレベルの高い話をやり取りすることはできないということです。難しい話なら膝を突き合わせて話した方が時間も労力も省ける場合もあります。
なので、メールの文章はだらだらと書くのではなく、相手に何をしてほしいのか、その理由はなぜなのかを要点をまとめて書くようにしましょう。
結論(してほしいこと)→理由(複数ある時は数を述べる)→詳細→結論(まとめ)です。
まとめるのが難しければ、箇条書きにしてもよいと思います。
社会人としてスマートで分かりやすいメール文章を書けるようにしましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。メール一つをとっても、社会人としてのマナーは存在します。非常にわかりやすい簡潔にまとめられているメール文章を見た時は、こういう言い回しがあるのか、こういう表現方法があるんだな、と感動すら覚えます。
誰が見ても恥ずかしくないメール文章を書けるように、ひとつひとつこなしていきましょう。


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